Relancez vos clients

Que votre client soit fidèle ou non, dès le dépassement du délai de paiement de la facture, vous ne devez pas hésiter à le relancer. Faites-le donc immédiatement et de la manière qui vous semble la plus adaptée : par téléphone, en face-à-face ou par courrier.

Cette première relance a deux buts principaux :

  • Marquer le coup : faire constater au client le retard et lui faire comprendre que vous êtes à la fois rigoureux et ferme sur les délais de paiement.
  • Comprendre les causes de l’impayé et le profil du débiteur : Le client est-il en mesure de payer ? Est-il de bonne ou de mauvaise foi ? Y-a-t-il un litige sur la prestation ?

Cette première relance peut aussi servir à l’informer des conséquences de son retard (depuis la loi NRE du 15 mai 2001, si votre débiteur est une entreprise, vous êtes obligé de lui facturer des pénalités de retard).

Déroulement de la phase de relance

Il ne sert à rien de faire durer la phase de relance trop longtemps : les mauvais payeurs finissent par ne plus tenir compte des courriers qu’ils reçoivent. Quatre semaines semblent donc un maximum. Les lettres envoyées doivent être graduées, allant de la plus cordiale à la plus ferme (la mise en demeure).

Cette mise en demeure, envoyée en recommandé, constate formellement le retard et fait naître certains de vos droits.

Organisez-vous avec des scénarios

Adaptez le processus de relance en fonction du type de client et des causes du non-paiement. Prévoyez des scénarios types de recouvrement par groupe. Par exemple, les nouveaux clients ou les mauvais payeurs récidivistes peuvent faire l’objet d’une plus grande fermeté. Les clients de mauvaise foi peuvent être confiés plus rapidement à un cabinet de recouvrement partenaire.

Ne faites aucun dérapage

Attention ! La fermeté est conseillée mais méfiez-vous de l’agressivité et sachez garder votre sang froid ! Vous devez veiller à ne proférer aucune menace excessive, à ne pas exercer de pressions inadmissibles, à ne viser que des biens et à ne pas exprimer une intention de nuire. N’oubliez pas que le chantage est un délit, et que quoiqu’il arrive, vous devez respecter la vie privée de votre débiteur qui doit être et rester votre seul interlocuteur.

Parfois, lorsque les relations avec le débiteur sont totalement dégradées, l’intervention d’une société de recouvrement permet de débloquer les conflits en renouvelant la relation.